업무 프로세스 정립하는 과정에 대한 생각

 최근에 몇몇 업무를 보면서 느끼는 생각을 정리해 보려고 합니다.

 업무 들어가기 전에 업무 프로세스를 미리 설계하고 들어가는 편이었는데, 최근에 일들은 일정 관계상 그런 절차를 밟을 수가 없었습니다. 그러면서, 문제들이 터져 나왔습니다. (일정을 고려하기 보다는 일정을 최대한 확보하는 쪽으로 먼저 고민을 했어야 하는데, 일정 내에 일정 수준까지만 맞추려고 했던 것이 문제로 가시화 된 것으로 보입니다.)

 그래서, 업무 프로세스를 정립하는 과정에 대해서 생각을 해 봤고 이를 정리해 놓으려 이 글을 올립니다.
 글을 시작하기 전에 업무를 큰 단위로 보고 그 업무를 세분화한 단위를 작업이라고 지칭합니다.

1. 업무 정보 파악
 업무에 대한 구체적인 사항을 파악하는 일이 될 것 같습니다. 이 구체적인 사항의 깊이는 깊을 수록 좋겠지만, 시간 제약으로 인해서 완벽하게 파악할 수 없을 때가 많습니다. 그렇다면, 업무를 하나 하나 작업으로 세분화시키고 그 세분화된 것의 중요도를 먼저 파악하고 구체적인 사항을 파악하는 쪽으로 접근을 해야 한다고 봅니다.
 이 과정에서 가장 민감하게 다루어질 부분은 위협 요소(Risk)라 할 것입니다. 이로 인해서 업무 요구 강도의 예상 범위를 결정할 수 있기 때문입니다.
 구체적인 사항으로 내려 갔을 때 해당 작업을 위해서 필요한 능력 부분에 대한 것도 구체적일 수록 좋기는 합니다. 다만 정확히 그 능력을 파악하기 어려운 경우가 많은데, 그럴 경우에는 다른 유사 작업에서 요구했던 경험을 바탕으로 해서 능력을 파악해 놓기만 해도 도움이 될 수 있습니다. (설마 전혀 유사 경험이 없는 작업이 포함된 업무를 진행하는 경우라면, 해당 작업에 필요한 지식을 습득하기 위한 시간을 충분히 고려해야 합니다.)


2. 업무 내 작업 관계 파악
 업무 내에서 작업은 1차적으로 시간에 의한 순서 관계 또는 작업이 요구하는 전제 조건에 따르는 선후 관계가 만들어 집니다. 이 선후 관계를 정확히 알지 못하면, 해당 작업 사이의 문제 유발이 될 경우에 이를 수정하기 위해서 앞뒤 작업을 지속적으로 반복하는 사태를 겪게 될 수도 있습니다.
 다음으로는 작업의 성격에 따라서 영향을 미치는 범주를 고려해야 합니다. 해당 작업이 영향을 미치거나 영향을 받는 것에는 작업이 가지는 성격(특이성)이 있습니다. 작업의 진행에서 발생할 수 있는 다양한 상황이 그러한 성격(특이성)을 만들어 냅니다. 그러한 부분을 고려한 관계를 파악하고 명시해야 합니다.
 작업의 선후 관계와 동시에 진행 가능한 작업과 불가능한 작업, 동시에 진행하기 위해서 필요한 전제 조건 등에 대해서 파악이 가능해 집니다.


3. 작업이 요구하는 노동 강도
 각 작업은 업무 내용에 따라서 요구하는 노동 강도가 다르게 됩니다. 동일한 작업이라 해도 업무 내용에 따라서 요구되는 노동 강도의 차이가 발생한다는 점이 주요한 부분이 됩니다.
 노동 강도는 동일한 시간 기준으로 했을 때 투입되는 에너지 또는 집중 등으로 인해서 육체 또는 정신이 소모되는 정도에 대한 부분입니다. 업무에 투입되는 인력에 따라 허용 가능한 노동 강도가 다르다는 점을 생각을 해야 합니다.
 특정 작업에 요구되는 노동 강도가 투입되는 인력이 허용 가능한 노동 강도 이상이면, 그 작업에는 무리가 따르게 되고 문제가 생기게 됩니다. 또, 다른 방향으로 보면 예상했던 노동 강도보다 실제 노동 강도가 크면, 작업 자체가 지연되거나 또는 인력 이탈 등의 문제를 유발할 수 있습니다.
 그런 문제를 막기 위해서 작업이 요구하는 노동 강도를 정확히 파악하고, 이를 적합한 인력에게 배분해서 작업 지연이나 인력 유출 등의 문제를 최소화할 수 있습니다.


4. 작업의 배치
 작업의 배치는 위의 전제 조건을 바탕으로 해서 몇 가지 방식으로 나누어 지게 됩니다. 각 현장의 특성에 맞춰서 이를 선택하게 됩니다.
 가장 먼저 고려되는 것은 인력에게 작업을 배치하는 것입니다. 이는 각 작업의 유기적 관계가 적을 경우에 적합한 시간을 배정해서 인력이 이를 완수하게 하는 것입니다.
 그러나 작업이 유기적으로 연결되어 있고 영향이 많이 미칠 경우에는 우선은 시간 순서및 작업 간의 관계로 나열을 시킨 후에 각각 가능한 작업 인력을 배치하고 그 뒤에 이를 적합하게 소화할 수 있는 노동 강도로 분산시켜서 인력을 배치하는 것입니다.
 작업의 배치의 마지막은 해당 작업의 일정을 취합해서 업무를 마무리할 수 있는 일정을 확보하는 것입니다. 마무리할 수 있는 일정에는 각 작업의 위험 요소 발생 확률과 이를 처리할 수 있는 시간까지 포함이 되어 있어야 합니다.


 전체적으로  다룰 수는 없어서 간략하게 정리를 해 보았습니다.